Встреча · аудиозапись 72 мин

Встреча с бухгалтерией «Вятка-ЦУМ»

Участники: Сергей Малышев (операционный директор) и аутсорс-бухгалтерия (руководитель проекта восстановления учёта). Тема: займы и переводы между юрлицами, наличные, плата за управление, правила учёта.

V1.0 · 14.10.2026
Займов на группе
≈ 21 млн
по распечаткам бухгалтерии
Айс Компани должна
≈ 9,2 + 7,6 млн
ИП + физлицу
Аском должен
≈ 11,6 + 9,3 млн
ИП + физлицу
Касса ООО = 0
к 31.10
цель по правилам наличных
Что сделала бухгалтерия
  • Займы восстановлены в бухгалтерском учёте за 2026 год по всем юрлицам (ИП Кочкина, Аском, Айс Компани, Айсберг, Смарт Вижн). Начальные остатки, обороты и конечные остатки сходятся между собой. Всё сделано по банковским выпискам.
  • Суммы, внесённые на расчётные счета Аскома и Айс Компани сверх наличной выручки, оформлены как займы от учредителя (Кочкиной А.В. как физлица). Перевнесено: по одной компании около 5,5–5,8 млн, по другой около 6,7 млн; практика длилась весь год.
  • В УНФ данных о займах нет совсем. Виды операций в кассе перепутаны: ИП, физлицо и хозрасходы оформлялись как «выдача» или «погашение займа». Остатки касс в УНФ отрицательные: около −3,5 млн по Айс Компани и около −4 млн по Аскому.
  • Есть «договоры-помойки» без номера и даты, на которые годами относились суммы. Займы 2026 года бухгалтерия гарантирует; старые (2014–2025) — нет.
Остатки по займам (по распечаткам бухгалтерии, в тыс. ₽)
  • Айс Компани должна ИП — около 9 200, физлицу (Кочкиной) — около 7 600.
  • Аском должен ИП — около 11 600, физлицу — около 9 300.
  • Всего займов на группе — около 21 млн. Сергей рассчитывал, что долг Айс Компани перед ИП — около 600 тыс.; оказалось, что запас для возвратов гораздо больше.
Договорённости
  • Возвраты займов от Айс Компани. Деньги, которые остаются в бизнесе (оплата поставщиков) — возврат займа на ИП. Старые займы (2015–2025) по возможности гасить в первую очередь, переводом на карту физлица Кочкиной; начать с займа 2015 года. «Окно возможностей», пока банк не задаёт вопросов.
  • Порядок: Сергей пишет бухгалтерии за день до перевода (сумма и с какой компании). Бухгалтерия разносит сумму по договорам и присылает назначение платежа; договоры перечисляются через запятую в одной платёжке. Бухгалтерия работает с 9:00 до 18:00, в пятницу до 17:00. Платёжное окно компании — 7:00–8:30, реестр утверждает Анна Валентиновна.
  • Аском. Пополнение — только займами от ИП (безнал). Наличные на Аском больше не вносить. Закрытие займов Аскома — обсуждать после февраля, когда Москва должна выйти на безубыточность (по словам Сергея — 9,5 млн выручки в месяц).
  • Наличные ООО. Инкассировать строго свою выручку юрлица, не смешивать с выручкой ИП. В идеале — отдельные денежные ящики. Практическое правило: фиксированная периодичность сдачи и сдача не больше выручки за период по отчёту.
  • Из кассы ООО ничего не выдавать — ни под отчёт, ни на хознужды. Подотчётные расходы — безналом: бизнес-карты с лимитами или с ИП.
  • Если ООО срочно нужны деньги, а есть только наличные — внесение через терминал как заём от Кочкиной А.В. (отдельный вид операции) или инкассация на ИП и заём ИП → ООО. Простое внесение наличных сверх выручки больше не допускается.
  • Остаток касс ООО обнуляет бухгалтерия за счёт займов и перемещений. Цель — к 31.10 выйти на систему, где касса ООО на конец дня равна нулю.
  • УНФ пока не настраивать: работаем по схеме «запрос директора — основание от бухгалтерии». Бухгалтерия при этом даст правила, как правильно отражать операции.
  • Восстанавливать документы по старым займам сейчас не нужно — решать по мере вопросов банка.
Плата за управление (Айсберг)
  • Сейчас 2,5 % оборота. ИП хронически переплачивал, Аском недоплачивал (55 тыс./мес), Айс Компани с лета в плюсе и будет доплачивать.
  • Бухгалтерия советует вместо типовой «рыбы» заключить договоры с реальными номерами и датами, отличающиеся по содержанию для каждого юрлица (свой перечень услуг) — так меньше рисков. Сергей предлагает разные проценты по юрлицам, например Аском 1,5 %, ИП 3 %, с обоснованием перечнем услуг (инвентаризация ТМЦ для розницы и т. п.).
  • Сергей пришлёт бухгалтерии Excel-сводку переводов с начала 2025 года.
Проект CRM/ERP
  • Разработка (Джус, около 2,5 млн в месяц, проект 12–15 млн) с июля переоформлена с Айсберга на ИП. Сергей хочет допсоглашением перенести на Айс Компани до трети стоимости (медицинский блок).
  • Бухгалтерия: нужно проверить договор — кому переходят исключительные права (НМА). Бухгалтерия сделала дозапрос документов.
Налоги и риски
  • Аском сдаёт ИП субаренду (Москва, Эйзенштейна) — с неё нужно начислять НДС. Налоги обсуждают отдельно, после октябрьских платежей.
  • Идёт сверка с ЕНС (бухгалтер по налогам Ольга Исупова). Уточнённые декларации — не раньше ноября–декабря и по рискам: каждая корректировка запускает новую проверку.
  • Кейс с чеками, которые 2,5 года не пробивались автоматически — техническая ошибка. Теперь бухгалтерия ежемесячно сверяет ОФД, УНФ и банк.
  • Впереди: расчёты с подотчётными лицами (отдельная встреча с правилами), НДС на оправы и очки, импорт крупных партий (десятки миллионов, ГТД, участие Смарт Вижн).
Нужно сделать
  • Сергей: прислать Excel-сводку внутригрупповых переводов; прислать проект договора процентного займа; решить, процентные или беспроцентные займы между ИП и ООО; донести правила по наличным до сотрудников; пригласить Елену (кадры) на встречу с бухгалтерией по сбою с налогом в апреле–мае.
  • Бухгалтерия: прислать конспект встречи; обнулить кассы ООО; разносить возвраты займов по договорам по запросу; прислать список операций «под отчёт» из касс ООО; после октября познакомить Наталью с отделом бухсопровождения (главбух, налоги, первичка).
  • Аском: устранить небольшое расхождение около 150 тыс.

Расшифровка автоматическая: имена и суммы стоит сверять с записью. Подписи говорящих условные.